Sofern Sie die Anmeldung stellvertretend für Dritte durchführen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, den von Ihnen angemeldeten Teilnehmern diese Datenschutzerklärung vor dem Start vollumfänglich zur Kenntnis zu bringen.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der veranstaltende Verein:

2. Umfang, Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung erheben, speichern und verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten von jedem Teilnehmer:

• Vor- und Nachname (des Teilnehmers sowie ggf. der Erziehungsberechtigten/Begleitpersonen)
• Geburtsdatum (zwingend erforderlich zur Alterskontrolle und Zuordnung in die korrekte Rennklasse)
• Vollständige Anschrift
• Telefonnummer sowie E-Mail-Adresse (sofern vorhanden, zur schnellen Kontaktaufnahme bei organisatorischen Rückfragen oder Ausfällen)
• Zugeordnete Startnummer

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der sicheren Vorbereitung, Organisation, Zeiterfassung, Durchführung und Nachbereitung des sportlichen Wettbewerbs. Die Rechtsgrundlage bildet hierbei Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des vertragsähnlichen Teilnahmeverhältnisses) sowie die durch die Anmeldung erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Veröffentlichung von Teilnehmer- und Ergebnislisten

Zur feierlichen Durchführung und Dokumentation der Sportveranstaltung werden Daten wie folgt öffentlich gemacht:

Teilnehmerlisten: Werden im offiziellen gedruckten Programmheft der Veranstaltung am Renntag ausgegeben sowie ggf. an die örtliche Presse übermittelt.

Ergebnislisten: Nach Abschluss der Trainings- und Rennläufe wird die elektronisch gemessene Zeit mit den Teilnehmerdaten verknüpft. Die Ergebnislisten (bestehend aus Platzierung, Name, Vorname, Altersklasse, Startnummer und Fahrtzeit) werden in der lokalen Presse sowie dauerhaft auf unserer Vereins-Website veröffentlicht.

4. Foto- und Filmaufnahmen (Medien- & Öffentlichkeitsarbeit)

Während der gesamten Veranstaltung werden durch den SSV Prevorst oder von uns beauftragte Personen Foto-, Film- und Tonaufnahmen sowie Interviews angefertigt.

Die Teilnehmer und deren gesetzliche Vertreter erklären sich damit einverstanden, dass diese im Zusammenhang mit der Teilnahme gemachten Aufnahmen in Rundfunk, Fernsehen, Printmedien (z. B. Heilbronner Stimme), vereinsinternen Publikationen sowie auf den offiziellen Internetpräsenzen des Vereins ohne zeitliche Begrenzung und ohne Anspruch auf Vergütung verbreitet, vervielfältigt und veröffentlicht werden dürfen. Die Rechtsgrundlage hierfür bildet das berechtigte Interesse des Vereins an der professionellen Öffentlichkeitsarbeit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Speicherdauer und Datenlöschung

Die reinen Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer) werden spätestens 24 Monate nach dem Ende der jeweiligen Veranstaltung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Ergebnislisten (Zeiten und Platzierungen) sowie Fotoarchive werden zur Dokumentation der Vereinsgeschichte und zur Wahrung der Chronik des traditionsreichen Seifenkutschenrennens dauerhaft in unserem analogen und digitalen Vereinsarchiv aufbewahrt.

6. Ihre gesetzlichen Betroffenenrechte (Widerruf & Widerspruch)

Sie haben jederzeit das Recht auf kostenfreie Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Anonymisierung) Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO).

Widerrufsrecht: Sie können der Speicherung, Nutzung, Verbreitung sowie der Veröffentlichung Ihrer Daten oder Fotos in den Teilnehmer- und Ergebnislisten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unkompliziert widersprechen.

Form des Widerspruchs: Der Widerspruch kann ohne Einhaltung einer bestimmten Form oder Frist schriftlich per Post, per Telefax oder per E-Mail an die oben in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten des Vereins gerichtet werden. Bitte geben Sie bei Ihrem Widerspruch zwingend den Namen, Vornamen sowie die betroffene Startnummer bzw. das Veranstaltungsjahr an.

Zudem steht Ihnen ein offizielles Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.